Online pathology request platform at the Semmelweis University

Összefoglaló. Bevezetés: Az I. Patológiai és Kísérleti Rákkutató Intézet - a Semmelweis Egyetemen belüli diagnosztikai szolgáltatásnyújtás mellett - kiterjedt külső partneri hálózattal (vizsgálatmegrendelővel) bír. Az Intézet a napi működése során párhuzamosan használja az egyetem központi informatikai rendszerét, valamint belső, folyamattámogató alkalmazását (workflow management). A külsős partnerek hozzáférése vizsgálatfeladásra az egyetemi központi informatikai rendszerhez nincs biztosítva. A vizsgálatok rendelése papíralapú, a minta érkeztetésekor a klinikai adatok rögzítése manuális, kifejezetten humánerőforrás-igényes. Célkitűzés: Célunk volt a patológiai minták regisztrációjának egyszerűsítése és felgyorsítása, az adminisztratív folyamatok hatékonyságának javítása. Módszer: A kitűzött célt a minőségfejlesztésből ismert Plan-Do-Check-Act (Tervezés-Cselekvés-Ellenőrzés-Beavatkozás) ciklus módszereit alkalmazva kívántuk elérni, online, a mintavétel helyén elérhető, a meglévő belső folyamattámogató alkalmazáshoz kapcsolódó, szakterület-specifikus vizsgálatkérő felület kifejlesztésével. Eredmények: A vizsgálati minták regisztrációjának átlagos ideje 65%-kal csökkent az online vizsgálatkérő rendszerhez csatlakozott klinikai partnerek körében. Megbeszélés: Az elmúlt években tapasztalható volt, hogy kisebb, nem hatékonyan működtethető patológiai osztályok megszűntek, részben vagy egészben beolvadtak nagyobb diagnosztikai egységekbe. A humánerőforrás-problémák (elöregedő szakma a patológia) a fenti folyamatot minden bizonnyal tovább erősítik. Várható, hogy a nagyobb patológiai osztályokon a következő években a mintaszám tovább növekszik, a vizsgálatkérések egyre nagyobb hányada érkezik majd intézményen kívülről. Következtetés: A patológiai informatika fejlesztésekor figyelembe kell venni, hogy szükséges már a mintavétel helyén biztosítani az informatikai támogatást a minta nyomon követéséhez, nem elégséges csak a laboron belüli folyamatok kiszolgálása. Orv Hetil. 2021; 162(49): 1962-1967.

The 1st Department of Pathology and Experimental Cancer Research, Semmelweis University (Budapest, Hungary) has a broad network of clinical partners, many of which are non-university hospitals. A separate hospital information system and a local laboratory workflow management system is used at the Department. University clinics use the hospital information system for electronic requesting of tests. Non-university partners have no access to the systems, requesting tests is paper-based, registration of the requests at the pathology lab is manual and laborious.

Our main objective was to improve the efficiency of the sample registration step of the pathology workflow.

Applying the Plan-Do-Check-Act procedure, a quality improvement project has been carried out and an online, subspecialty-based requesting application tool, interfaced with the current laboratory information system, was developed.

The average sample registration time improved with 65% among the early user partners.

The past years have shown smaller, inefficient pathology labs decreasing in number and integrated into larger regional diagnostic centers. Both issues of efficiency and quality assurance and problems rooted in human resources are drivers of further centralisation. The numbers of test requests and samples from non in-house partners are expected to be increased in the pathology labs in the future.

Efficient and safe sample tracking has to start at the site of sample acquisition. State of the art laboratory information systems should support this expansion of competence. Orv Hetil. 2021; 162(49): 1962-1967.